Ảnh minh họa.

1. Giải trình tính cấp thiết của nội dung ý tưởng:

Nhằm nâng cao hiệu quả trong chỉ đạo, điều hành, giải quyết thủ tục hành chính (TTHC), góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại theo hướng công khai, minh bạch, là công cụ đắc lực trong cải cách hành chính (CCHC), chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính công được cải thiện thông qua việc chuẩn hóa các quy trình giải quyết công việc theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001. 

Theo đó, các quy trình giải quyết công việc được xây dựng khoa học; trình tự, được xác định rõ ràng, giảm thiểu sự đùn đẩy trách nhiệm. Các cơ quan, đơn vị khi áp dụng ISO đều có xu hướng xây dựng và thực hiện các dịch vụ hành chính công với thời gian ngắn hơn so với các quy định của pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC. Hồ sơ, tài liệu được sắp xếp và lưu giữ khoa học, dễ tìm, dễ thấy và dễ lấy. Do vậy, tôi đề xuất ý tưởng “Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001 đối với UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Bắc Giang”.

2. Nội dung ý tưởng:

Áp dụng ISO tại các cơ quan hành chính công được xem là khâu đột phá trong công cuộc CCHC của tỉnh, làm thay đổi cả về suy nghĩ, phong cách, lề lối làm việc của đội ngũ cán bộ công chức, từ đó nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước và thỏa mãn ngày càng cao nhu cầu của người sử dụng dịch vụ do các cơ quan hành chính nhà nước cung cấp. 

Triển khai ISO cho xã, phường, thị trấn (cấp xã) nhằm thống nhất phạm vi áp dụng và giải quyết TTHC liên thông từ cấp xã lên cấp huyện và cấp tỉnh góp phần nâng cao chỉ số CCHC của tỉnh. Đến nay, mới có 05/230 (chiếm 2,17%) xã, phường trên địa bàn tỉnh Bắc Giang xây dựng áp dụng ISO hành chính. Tỷ lệ đơn vị hành chính cấp xã công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001 là dưới 50% số cơ quan, đơn vị nên không có điểm trong tiêu chí “áp dụng ISO trong hoạt động của các cơ quan hành chính trong hiện đại hóa nền hành chính” theo Quyết định số 4631/QĐ-BNV ngày 28-12-2016 của Bộ Nội vụ về việc phê duyệt Đề án “Xác định chỉ số CCHC của các bộ, cơ quan ngang bộ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” năm 2016. Để đạt được điểm tối đa đối với tiêu chí 7.3.2 (tỷ lệ đơn vị hành chính cấp xã công bố ISO), cần phải triển khai xây dựng, áp dụng ISO cho UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh.

Thực tiễn cho thấy, việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO là sự bổ sung hợp lý, cụ thể hóa thêm một bước, kịp thời hoàn thiện quy trình tiếp nhận TTHC. Để hiểu rõ hơn về TTHC và quy trình ISO, cần nắm bắt được sự giống nhau và khác nhau của chúng. Ví dụ minh họa rõ ràng nhất mà chúng ta có thể thấy là cơ chế một cửa, bộ thủ tục hành chính khi công bố quy định thời gian xử lý, giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân đối với trường hợp nào đó là 15 ngày thì việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn  ISO sẽ chỉ ra trình tự mỗi bộ phận, mỗi công chức có liên quan khi tham gia xử lý là bao nhiêu ngày trong tổng số 15 ngày nêu trên. Qua đó có thể xác định được việc giải quyết nhanh, đúng hẹn, sớm, trễ hẹn thuộc về bộ phận hay cá nhân công chức. 

Việc phân công trách nhiệm của từng cá nhân công chức phải làm gì?, làm như thế nào? cũng được xác định rõ ràng và cụ thể hơn; ai thu thừa, tự đặt thêm thủ tục, có gây sách nhiễu, phiền hà, khó khăn cho tổ chức, công dân hay không cũng có cơ sở để phân định trách nhiệm. Một điểm mạnh nữa là khi có sự điều chỉnh, thay đổi chức năng nhiệm vụ hay có sự thay đổi, bổ sung qua kết quả rà soát công bố bộ TTHC thì yêu cầu của việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO là phải đánh giá sự phù hợp, kịp thời khắc phục điểm không phù hợp của quy trình, trách nhiệm, thời gian cụ thể nêu trên cho phù hợp với thực tế và quy định hiện hành.

Để bảo đảm việc giải quyết TTHC của UBND cấp xã tuân thủ đầy đủ pháp luật, đúng thời gian quy định, thuận tiện cho các tổ chức, cá nhân nhờ thủ tục, hồ sơ được mẫu hóa, diễn giải rõ ràng, cụ thể. Đồng thời xác định rõ từng bước công việc, trách nhiệm và thẩm quyền xử lý công việc. Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ, phân định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị và cá nhân, tạo điều kiện cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Các quy trình giải quyết TTHC được thực hiện có hệ thống đồng bộ, kiểm soát được công việc và tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân thông qua thực hiện theo cơ chế một cửa của UBND cấp xã. 

3. Phương pháp triển khai thực hiện ý tưởng:

  Để triển khai để thực hiện ý tưởng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tổ chức đào tạo: Nhận thức chung, xây dựng hệ thống văn bản, chuyên gia đánh giá nội bộ HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Bước 2: Tất cả các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã, Chủ tịch UBND cấp xã được quy trình hóa theo mô hình khung HTQLCL cấp xã phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001.

Bước 3: Các hoạt động điều hành nội bộ, công việc cụ thể của UBND cấp xã được quy trình hóa theo mô hình khung HTQLCL cấp xã phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001.

Bước 4: Tổ chức triển khai và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 cho tất cả công chức chuyên môn và nghiệp vụ tại UBND cấp xã có liên quan đến giải quyết công việc của UBND cấp xã; TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã, Chủ tịch UBND cấp xã.

Bước 5: Tiến hành đánh giá nội bộ, tổ chức khắc phục, phòng ngừa các hoạt động không phù hợp.

Bước 6: Công bố HTQLCL phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001.

4. Tính khả thi, khả năng áp dụng và nhân rộng của ý tưởng:

Hoạt động xây dựng HTQLCL, tính đến tháng 12-2016 có tổng số 51 cơ quan đã tiến hành xây dựng và áp dụng HTQLCL, trong đó có 46 cơ quan thuộc đối tượng bắt buộc áp dụng, 05 cơ quan thuộc thuộc đối tượng khuyến khích áp dụng (các UBND cấp xã). Trong tổng số 51 cơ quan có 48 cơ quan (chiếm 94,12%) đã được Trưởng Ban chỉ đạo ISO tỉnh công nhận và tiến hành tự công bố; 03 cơ quan (chiếm 5,88%) chưa được công nhận, chưa tự công bố. Hoạt động mở rộng HTQLCL có 38/51 cơ quan thực hiện mở rộng, nâng cấp, cải tiến HTQLCL; 03/51 cơ quan chưa thực hiện mở rộng, nâng cấp, cải tiến HTQLCL theo yêu cầu gồm: UBND phường Hoàng Văn Thụ và UBND xã Liên Sơn; 09 cơ quan không phải thực hiện mở rộng, nâng cấp HTQLCL gồm: 02 cơ quan không có TTHC (Chi cục Phát triển nông thôn, Chi cục Quản lý thị trường); 07 cơ quan xây dựng HTQLCL lần đầu (Sở Ngoại vụ, Chi cục Bảo vệ môi trường, Chi cục Dân số và KHHGĐ, Chi cục Văn thư Lưu trữ, UBND phường Trần Phú, UBND thị trấn Vôi, UBND xã Tiến Dũng) ( phụ lục 2)... 

Từ cơ sở ban đầu là 05 xã đã xây dựng và áp dụng HTQLCL kết hợp với quá trình giải quyết công việc thực tế tại 225 xã, phường và thị trấn còn lại trên địa bàn tỉnh Bắc Giang sẽ lập thành HTQLCL khung cho toàn tỉnh Bắc Giang. Từ hệ thống tài liệu được xây dựng chuẩn hóa là cơ sở để nhân rộng ra toàn tỉnh.

5. Dự kiến hiệu quả (về khoa học, kinh tế và hiệu quả xã hội) của ý tưởng khi triển khai: 

Từ việc đưa ra quy trình chung cho các xã, phường, thị trấn, UBND các cấp sẽ theo đó xây dựng HTQLCL cho phù hợp đối với cơ quan.

+ Về tính khoa học: Sản phẩm của ý tưởng là xây dựng được mô hình khung chuẩn, chi tiết, cụ thể của HTQLCL đối với cấp xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Bắc Giang. Hệ thống tài liệu quản lý chất lượng chuẩn mực được xây dựng bao gồm:

a) Tài liệu chung: Chính sách chất lượng; mục tiêu chất lượng; sổ tay chất lượng; mô tả công việc của các vị trí việc làm (yêu cầu nêu rõ về trình độ năng lực cần thiết để đáp ứng); lịch sử hình thành của đơn vị.

b) Các quy trình bắt buộc khi xây dựng hệ thống: Quy trình kiểm soát tài liệu; quy trình kiểm soát hồ sơ; quy trình đánh giá nội bộ; quy trình kiểm soát sự không phù hợp; quy trình khắc phục sự không phù hợp; quy trình phòng ngừa sự không phù hợp.

c) Các quy trình nội bộ cần xem xét xây dựng: Quy trình họp xem xét của lãnh đạo; quy trình quản lý văn bản đi và văn bản đến; quy trình xét thi đua khen thưởng; quy trình tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa; quy trình thanh toán nội bộ; các quy trình cần thiết khác; các quy trình giải quyết TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã, Chủ tịch UBND cấp xã đã được UBND tỉnh phê duyệt.

+ Về kinh tế: Tiết kiệm thời gian và tiền bạc, giải quyết nhanh chóng, kịp thời, thỏa mãn các nhu cầu của tổ chức, công dân là góp phần vào công cuộc CCHC.

+ Về hiệu quả xã hội: Theo số liệu thống kê, hiện nay có khoảng 70% dân số Việt Nam sống ở các vùng nông thôn, UBND cấp xã, phường, thị trấn là nơi tiếp xúc trực tiếp với tổ chức, công dân ở các vấn đề cụ thể mang tính địa phương. Do vậy, khi áp dụng ISO sẽ làm giảm số lượng hồ sơ tồn đọng, chậm giải quyết đối với tổ chức, công dân, góp phần đẩy mạnh CCHC.

Trên thực tế, nhiều quy phạm pháp luật hiện hành mới chỉ quy định chung về trình tự, các bước tiến hành, thời gian thực hiện. Còn cụ thể hơn nữa là ai làm? làm như thế nào? trách nhiệm ra sao? thì cần thiết phải áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 trong giai đoạn hiện nay ở từng cơ quan, đơn vị và khi đó tinh thần trách nhiệm, tính chuyên nghiệp của công chức sẽ được nâng cao.

Người đề xuất ý tưởng

Nguyễn Quang Anh